Dans un souci d’amélioration continue de l’accompagnement de ses usager·ères, le centre d’accueil des demandeurs d’asile (CADA) à Saint-Beauzire (63) s’est doté d’un logiciel adapté au suivi des personnes accompagnées dans le secteur médico-social.
Recherche de financement, accompagnement par le SIP ESMS, le GSC SARA et la société ISI DSI, puis paramétrage du logiciel et formation de l’équipe : à présent tout est prêt pour cette nouvelle étape dans la vie de la structure !
(SIP – ESMS : Le Service Informatique Partagé des Etablissements sociaux et médico-sociaux, en Auvergne Rhône-Alpes
GSC SARA : Le Groupement de Coopération Sanitaire Système d’Information Santé en Auvergne-Rhône-Alpes)
Assurer la continuité de l’accompagnement et sécuriser les données personnelles
Le CADA héberge et accompagne des personnes qui ont fuit leur pays et ont effectué une demande d’asile. Les référent·es sociaux de l’équipe accompagnent chaque personne dans ses démarches administratives ainsi que dans la résolution de problématiques sociales ou de santé.
Pour assurer la continuité de l’accompagnement, quelles que soient les évolutions au sein de son équipe, Valérie Prevel, directrice du CADA, a recherché dès 2021 de nouvelles modalités d’organisation.
« Chacun des 4 référents sociaux suit 30 personnes. Pour fluidifier leur travail, sécuriser les données tout en respectant le cadre de la RGPD et assurer la continuité de l’accompagnement même en cas d’absence d’un membre de l’équipe, j’ai voulu doter le CADA d’un logiciel adapté à notre travail », raconte Valérie.
Le CADA relève de la règlementation des équipements médico-sociaux et doit donc respecter un cadre d’intervention bien spécifique. La directrice s’est donc rapprochée de l’Agence régionale de santé (ARS). Elle précise : « je savais qu’il existait des aides financières pour la transformation numérique de nos pratiques professionnelles. J’ai donc suivi le processus recommandé : nous avons rejoint un collectif d’associations et nous avons répondu à un appel à projet ».
A la clé :
- Le suivi des financements par le porteur de projet SIP ESMS de l’Uriopss (Union régionale interfédérale des œuvres et organismes privés sanitaires et sociaux)
- L’accompagnement par un cabinet de consultant pour l’Assistance à Maitrise d’Ouvrage (Chef de projet AMAO)
- L’éditeur du logiciel Nemoweb est choisi par le collectif, suite à l’analyse des réponses à l’appel d’offre par le cabinet,
- Le matériel informatique de chaque structure est renouvelé, en fonction des besoins
- L’éditeur de logiciel forme tou·tes les salarié·es et les accompagne dans le paramétrage de l’outil.
Former les salarié·es du CADA à l’usage de ce nouvel outil
Les salarié·es du CADA ont été formées entre juillet et octobre 2024, chaque salarié·e reçoit une formation correspondant à son niveau d’accès et d’usage du logiciel. « J’ai suivi toutes les formations car je dois avoir tous les accès. Les référents sociaux ont été formés pour les aspects administratifs et médico-sociaux et la secrétaire pour les parties administratives et facturations » complète Valérie. Ces accès différenciés ont pour objectif la confidentialité des données personnelles des demandeurs d’asile et leur sécurisation.
L’équipe a donc démarré l’utilisation du logiciel en octobre et la directrice se félicite de son impact positif, tant pour l’amélioration de l’organisation du travail que pour l’accompagnement des usager·ères. Elle explique que ce nouvel outil fluidifie la transmission de l’information au sein de l’équipe : « par exemple, lorsque nous animons un atelier collectif, la feuille d’émargement est intégrée dans le logiciel et l’information se retrouvera dans le DUI, dossier unique informatisé, de chaque participant. »
La transformation digitale au service de nos publics
L’accompagnement des personnes est aussi impacté car une meilleure circulation de l’information permet à chaque référent·e social·e d’être à jour des données essentielles à connaître sur chacun·e. Valérie rapporte la situation d’un·e usager·ère débouté·e de son droit d’asile : « parfois les personnes vont réagir vivement à cette mauvaise nouvelle. En étant informés rapidement, nous ferons tous preuve de vigilance et nous commencerons à gérer sa sortie ainsi que l’entrée d’un nouveau résident. »
Le suivi gagnera en efficacité, en réactivité et les professionnel·les pourront aussi agir au plus près de l’actualité de leurs usager·ères.
La transformation digitale représente un enjeu de taille également pour les équipements du secteur médico-social, dans un souci de sécurisation des données d’une part mais aussi dans un objectif d’amélioration continue de l’accompagnement des personnes d’autre part. La technologie doit être utilisée dans l’intérêt et au service de nos publics !
Le logiciel NemoWeb, référencé Ségur, permet de créer et gérer des DUI, dossiers uniques individualisés. Son financement a été possible grâce à :
Pour garder le contact :
Valérie Prevel
Directrice du CADA
valerie.prevel@leolagrange.org
